Permessi retribuiti: tipi di congedo e come progettare una policy aziendale

Una policy sui permessi retribuiti stabilisce tutti i motivi per cui un dipendente può assentarsi dal lavoro continuando a essere pagato: ferie annuali, malattia e congedi familiari, più permessi brevi come il congedo per assistenza ai familiari, il permesso per lutto, i giorni per matrimonio o trasloco, e i benefit extra che l’azienda decide di aggiungere, come l’anno sabbatico, le giornate di volontariato o il giorno libero per il compleanno. Una buona policy separa il minimo di legge di ogni paese dai miglioramenti aziendali, e spiega chiaramente quanto viene retribuito ogni tipo di permesso e come richiederlo.

Questa guida tratta i tipi di permessi retribuiti oltre le ferie annuali, le regole minime UE ed esempi per paese, come strutturare e calcolare il costo di una policy e i dati TalentUp su quanto spesso gli annunci di lavoro del 2026 pubblicizzano benefit legati ai permessi. Ferie annuali, congedo parentale e indennità di malattia hanno le proprie guide: consulta i giorni di ferie in Europa, il congedo parentale nei 27 paesi UE e i giorni di malattia illimitati.

Tipi di permessi retribuiti: una panoramica

La maggior parte dei datori di lavoro europei gestisce le stesse famiglie di permessi. Ciò che cambia da paese a paese è chi paga (datore di lavoro, previdenza sociale o nessuno), per quanto tempo e se il permesso è un diritto di legge o un benefit aziendale.

La tabella mostra perché un unico numero globale di “PTO” raramente funziona in Europa: alcuni permessi sono pagati dallo Stato, altri sono tutelati dalla legge ma non retribuiti, e altri esistono solo perché un’azienda ha deciso di offrirli.

Il minimo UE: congedo per assistenza e forza maggiore

La direttiva (UE) 2019/1158 sull’equilibrio tra attività professionale e vita familiare, che gli Stati membri dovevano recepire entro agosto 2022, ha introdotto due diritti a permessi brevi che valgono per tutti i lavoratori:

• Congedo per i prestatori di assistenza (articolo 6): almeno cinque giorni lavorativi all’anno per prestare assistenza o sostegno personali a un familiare, o a una persona che vive nello stesso nucleo familiare, che necessita di assistenza o sostegno significativi per un grave motivo medico. I paesi possono fissare un periodo di riferimento diverso, per esempio per persona o per caso, e possono chiedere una documentazione.
• Assenza dal lavoro per cause di forza maggiore (articolo 7): il diritto di assentarsi per ragioni familiari urgenti in caso di malattia o infortunio che rendano indispensabile la presenza immediata del lavoratore. I paesi possono limitarla per anno, per caso o entrambi.

La direttiva non impone che il congedo per i prestatori di assistenza o l’assenza per forza maggiore siano retribuiti; richiede una retribuzione solo per il congedo di paternità e il congedo parentale. Per questo lo stesso diritto UE si traduce in benefit molto diversi nella pratica.

Retribuire qualche giorno di congedo per assistenza oltre il minimo di legge è un miglioramento relativamente economico. Il bisogno è reale: chi assiste un familiare è spesso un dipendente a metà carriera e, senza una policy chiara, finisce per usare ferie o giorni di malattia per l’assistenza.

Lutto, matrimonio e altri permessi brevi retribuiti

Molti paesi europei, soprattutto al sud, elencano nella legislazione del lavoro una serie di permessi brevi per “eventi della vita”, che i contratti collettivi migliorano spesso. Due esempi mostrano quanto sia ampia la variabilità.

I giorni francesi sono giorni lavorativi (jours ouvrables) e costituiscono un minimo che i contratti collettivi possono aumentare.

Nel Regno Unito il diritto generale al permesso per lutto è ancora in costruzione: esiste già un congedo per lutto genitoriale di due settimane, e l’Employment Rights Act 2025 aggiunge un diritto più ampio a un permesso per lutto non retribuito, che dovrebbe entrare in vigore nel 2027. Molti datori di lavoro britannici retribuiscono già il permesso per gravi motivi familiari tramite policy.

Permessi per studio ed esami, per visite mediche e per doveri civici esistono in molti paesi, ma i dettagli dipendono dalla legge nazionale e dai contratti di settore. Verifica il contratto collettivo applicabile prima di scrivere una policy di gruppo: spesso concede più della legge.

Benefit aziendali: anno sabbatico, giornate di volontariato e permessi per il benessere

Oltre al minimo di legge, i datori di lavoro usano i permessi aggiuntivi per distinguersi. Le forme più comuni sono:

• Ferie aggiuntive e giorni legati all’anzianità: più giorni del minimo, giorni che aumentano con l’anzianità di servizio, o il 24 e il 31 dicembre liberi. La guida ai giorni di ferie illustra i livelli di ferie per paese.
• Acquisto e vendita di ferie: i dipendenti possono acquistare giorni extra tramite salary sacrifice o budget di flexible benefit, una pratica comune nel Regno Unito, in Irlanda e nei Paesi Bassi.
• Anno sabbatico: una pausa più lunga, retribuita o meno, spesso dopo diversi anni di servizio. In Francia il congé sabbatique è un diritto di legge: non retribuito, con sospensione del contratto, di norma da 6 a 11 mesi dopo almeno 36 mesi di anzianità e sei anni di attività professionale, salvo accordi che fissino condizioni diverse. In Germania gli anni sabbatici sono spesso finanziati tramite conti ore.
• Giornate di volontariato: da uno a tre giorni retribuiti all’anno per attività sociali, frequenti nei benefit delle aziende britanniche e irlandesi.
• Giorno libero per il compleanno: una giornata o mezza giornata libera il giorno del compleanno del dipendente o in prossimità.
• Giornate di benessere o salute mentale: alcuni giorni retribuiti che non sono malattia e non richiedono giustificazione. Consulta la nostra guida al benessere olistico nella retribuzione e nei benefit.
• Ferie illimitate (unlimited PTO): rare in Europa e sempre in aggiunta al minimo di legge, che va comunque goduto (vedi la guida ai giorni di ferie per come funzionano secondo le regole UE).

Un caso affine è il congedo mestruale in Spagna. Dal 2023 la mestruazione secondaria invalidante è una forma speciale di incapacità temporanea prevista dalla Legge generale sulla previdenza sociale (art. 169). Funziona come la malattia: il datore di lavoro paga il primo giorno e la previdenza sociale versa l’indennità dal giorno successivo, senza i consueti giorni di carenza. È una prestazione previdenziale, non un permesso retribuito aggiuntivo finanziato dal datore di lavoro.

Quanto spesso gli annunci di lavoro pubblicizzano permessi aggiuntivi: dati TalentUp 2026

Fonte: database di annunci di lavoro TalentUp, gennaio–settembre 2026, circa 37.600 annunci in 12 paesi (agenzie per il lavoro escluse). Vedi la metodologia più avanti.

I permessi sono un messaggio di recruiting minoritario. In un campione casuale di circa 37.600 annunci di lavoro dipendente con descrizione completa, solo il 6,6% cita almeno un permesso oltre le ferie standard: ferie aggiuntive o acquistabili, giorni di riduzione dell’orario, anno sabbatico, giornate di volontariato, giorno libero per il compleanno, giornate di benessere o ferie illimitate.

Cosa mostrano i dati:

• Ogni paese ha il proprio vocabolario dei permessi. Gli annunci francesi parlano di giorni di RTT (réduction du temps de travail), quelli belgi e olandesi di giorni ADV/ATV, quelli tedeschi e austriaci di anno sabbatico e Sonderurlaub, quelli britannici e irlandesi di giornate di volontariato e acquisto di ferie.
• Il giorno libero per il compleanno è un preferito di Spagna e Regno Unito: lo cita il 2,5% degli annunci spagnoli e il 3,1% di quelli britannici, contro meno dell’1% nella maggior parte degli altri paesi.
• Ferie illimitate e giornate di benessere sono marginali: ciascuna compare solo nello 0,2% degli annunci.
• Il congedo per assistenza e il permesso per gravi motivi familiari non vengono quasi mai pubblicizzati: li cita circa lo 0,1% degli annunci (52 in totale), anche se contano per molti candidati.
• Svezia e Italia pubblicizzano a malapena permessi aggiuntivi (circa l’1%), molto probabilmente perché lì i permessi sono in gran parte fissati dalla legge e dai contratti collettivi più che dai singoli datori di lavoro.

La lezione per i datori di lavoro è semplice: se offri permessi oltre il minimo di legge, scrivilo nell’annuncio di lavoro. Poiché pochi concorrenti lo fanno, una riga chiara come “3 giornate di volontariato retribuite e il giorno del tuo compleanno libero” si fa notare.

Come progettare una policy sui permessi retribuiti

Per una forza lavoro europea, una policy sui permessi retribuiti di solito funziona meglio come quadro comune con allegati per paese. Questi sono i passaggi:

1. Mappa il minimo di legge in ogni paese. Elenca ogni tipo di permesso previsto dalla legge, la sua durata, chi paga e la documentazione richiesta, compreso ciò che aggiunge il contratto collettivo applicabile.
2. Definisci la tua filosofia sui miglioramenti. Vuoi gli stessi benefit ovunque (per esempio due giornate di volontariato e il giorno libero per il compleanno) o un livello basato sul mercato di ogni paese? Collega la scelta alla tua filosofia retributiva.
3. Scegli la struttura: tipi separati o banca flessibile. Vedi la sezione successiva.
4. Fissa le regole di retribuzione per ogni tipo. Retribuzione piena, integrazione fino alla retribuzione piena di una prestazione previdenziale, retribuzione parziale o non retribuito ma tutelato.
5. Definisci i requisiti in modo oggettivo. Le soglie di anzianità (per esempio l’anno sabbatico dopo cinque anni) sono comuni; assicurati che si applichino allo stesso modo ai lavoratori part-time, in proporzione.
6. Scrivi regole semplici per richieste e documentazione. I permessi brevi devono essere facili da usare; chiedi documentazione solo dove la legge lo consente e solo quella che ti serve.
7. Fissa le regole di riporto e di monetizzazione. Le ferie annuali di legge seguono regole proprie derivanti dal diritto UE e dalla giurisprudenza della CGUE (vedi la guida ai giorni di ferie); i benefit aziendali possono scadere a fine anno se la policy lo indica chiaramente.
8. Comunicala. Inserisci la policy nel manuale del dipendente, nelle offerte e negli annunci di lavoro, e forma i manager perché le approvazioni siano coerenti.

Banca unica (PTO) o tipi di permesso separati

È comune un modello ibrido pratico: i permessi di legge restano separati e l’azienda aggiunge una piccola banca flessibile di giorni personali. Ricorda anche che, ai sensi della direttiva sull’orario di lavoro (2003/88/CE, art. 7), il minimo di quattro settimane di ferie annuali non può essere sostituito da un’indennità, salvo in caso di cessazione del rapporto di lavoro.

Il costo dei permessi retribuiti e la gestione delle assenze

Ogni giorno di permesso retribuito ha un costo, anche se nessuno viene assunto per coprirlo. Un modo rapido per stimarlo:

• Costo di un giorno = costo annuo per il datore di lavoro (retribuzione + contributi a carico dell’azienda) ÷ giorni lavorativi all’anno.
• Esempio illustrativo: un dipendente con un costo aziendale totale di 60.000 € e circa 220 giorni lavorativi costa all’incirca 273 € al giorno. Due giornate di volontariato e il giorno libero per il compleanno per 200 dipendenti rappresentano circa 600 giorni, ovvero circa 164.000 € di tempo retribuito all’anno, soprattutto come capacità persa più che come esborso aggiuntivo.

Per questo molti datori di lavoro considerano i permessi aggiuntivi uno dei benefit con il miglior rapporto costo-efficacia: sono molto apprezzati, ma spesso assorbiti dal team. Sono una buona opzione quando c’è poco margine per gli aumenti retributivi (vedi cosa possono offrire le HR oltre allo stipendio).

Per la gestione delle assenze:

• Monitora per tipo di permesso, non solo come “giorni liberi”, per vedere dove va davvero il tempo e verificare che le persone godano delle ferie di legge.
• Tratta le informazioni sanitarie come dati sensibili: secondo il GDPR, i dati relativi alla salute sono una categoria particolare, quindi raccogli solo ciò che ti serve per la malattia o il congedo per assistenza.
• Fai attenzione al sottoutilizzo. Un basso ricorso ai giorni di assistenza o di benessere può indicare che i manager li scoraggiano, trasformando un benefit scritto in un benefit diseguale.

Permessi retribuiti, equità e direttiva UE sulla trasparenza retributiva

La direttiva UE sulla trasparenza retributiva (2023/970) definisce la retribuzione come il salario o lo stipendio normale di base o minimo e qualsiasi altro vantaggio, pagato in denaro o in natura, che il lavoratore riceve dal datore di lavoro. Gli Stati membri dovevano recepirla entro il 7 giugno 2026, e i suoi obblighi si applicano tramite le leggi nazionali una volta recepita. I permessi migliorativi possono quindi far parte della retribuzione complessiva nell’analisi dell’equità retributiva e nella valutazione delle posizioni.

In pratica:

• Basa i requisiti su criteri oggettivi e neutri rispetto al genere. Permessi aggiuntivi limitati ai livelli senior, al personale a tempo pieno o a certi contratti devono essere giustificabili.
• Verifica l’effetto, non solo la regola. Se anni sabbatici o giorni extra vanno soprattutto a un gruppo, possono ampliare il divario nella retribuzione totale anche quando la policy sembra neutra.
• Documenta le motivazioni delle differenze di permessi per livello, anzianità o paese, come per le fasce retributive.
• Includi i permessi nei total reward statement perché i dipendenti vedano il valore completo del loro pacchetto.

Per il contesto più ampio, consulta cosa devono sapere le HR sulla legge UE sulla trasparenza retributiva del 2026 e la nostra guida ai benefit per i dipendenti. Per verificare che la parte monetaria del pacchetto sia competitiva prima di aggiungere i permessi, usa dati di mercato costruiti con la metodologia di benchmarking retributivo di TalentUp o l’European Salary Benchmark Report.

Fonti

• TalentUp. Database di annunci di lavoro, gennaio–settembre 2026: campione casuale di 37.616 annunci di lavoro dipendente in 12 paesi europei, agenzie per il lavoro escluse (vedi la metodologia sopra).
• Unione europea. Direttiva (UE) 2019/1158 relativa all’equilibrio tra attività professionale e vita familiare per i genitori e i prestatori di assistenza. EUR-Lex.
• Unione europea. Direttiva 2003/88/CE concernente taluni aspetti dell’organizzazione dell’orario di lavoro. EUR-Lex.
• Unione europea. Direttiva (UE) 2023/970 sulla trasparenza retributiva. EUR-Lex.
• Spagna. Real Decreto Legislativo 2/2015, Estatuto de los Trabajadores, art. 37. BOE.
• Spagna. Real Decreto Legislativo 8/2015, Ley General de la Seguridad Social, artt. 169 e 173. BOE.
• Francia. Code du travail, article L3142-4 e articles L3142-28 e L3142-34 (congé sabbatique). Code du travail numérique.
• Germania. Pflegezeitgesetz, §2 e BGB, §616. Gesetze im Internet.
• Paesi Bassi. Zorgverlof en salaris. Rijksoverheid.
• Regno Unito. Unpaid carer’s leave e Time off for family and dependants. GOV.UK.
• Lewis Silkin. How the new right to bereavement leave will work (settembre 2026).
• Regno Unito. Consultation on leave for bereavement including pregnancy loss. Department for Business and Trade.